1. Qui sommes-nous ?
Matima est un logiciel destiné aux mandataires judiciaires à la protection des majeurs (MJPM), édité par SARL MATIMA, dont le siège social est situé 24 rue Garnier Pagès, 94100 Saint-Maur-des-Fossés.
Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse : contact@matima.net.
2. Quelles données collectons-nous, et pourquoi ?
Matima traite des données personnelles dans le cadre de plusieurs activités, résumées ci-dessous.
Si vous êtes un cabinet MJPM utilisateur de Matima (ou un membre de son équipe)
Nous collectons votre identité, votre adresse email et vos informations de connexion pour vous permettre d'accéder à l'application et de gérer votre abonnement. Ces données sont nécessaires à l'exécution du contrat qui nous lie.
Si vous êtes une personne protégée dont le dossier est géré via Matima
Votre mandataire judiciaire (le cabinet MJPM, notre client) utilise Matima pour assurer le suivi de votre mesure de protection. Dans ce cadre, les données suivantes peuvent être traitées :
- Votre identité et vos coordonnées
- Les informations relatives à votre mesure de protection (type, dates, tribunal compétent)
- Vos données financières (comptes bancaires, transactions, dans le cadre de la gestion patrimoniale confiée à votre mandataire)
- Certains numéros administratifs (sécurité sociale, CAF, MDPH) lorsque nécessaires à vos démarches
- Les documents relatifs à votre dossier, déposés par votre mandataire
Important — qui décide de ces traitements : dans ce cas, Matima agit en tant que sous-traitant technique. C'est votre mandataire judiciaire qui reste responsable de la collecte et de l'usage de vos données, dans le cadre de sa mission légale de protection. Pour exercer vos droits sur ces données, vous devez vous adresser en priorité à votre mandataire.
3. Sur quelle base légale traitons-nous vos données ?
Selon les cas, nos traitements reposent sur :
- L'exécution du contrat qui nous lie à vous (cabinet MJPM utilisateur) ;
- L'intérêt légitime du mandataire judiciaire dans l'exercice de sa mission de protection, pour les données des personnes protégées ;
- Une obligation légale, notamment pour la conservation de certains documents comptables et la reddition de comptes au juge des tutelles.
4. Qui a accès à vos données ?
En interne, l'accès à vos données est strictement limité aux personnes qui en ont besoin pour l'exercice de leur mission (le mandataire titulaire du dossier, et les membres de son équipe autorisés selon leurs permissions).
Nous faisons appel à des prestataires techniques (sous-traitants au sens du RGPD) pour faire fonctionner Matima :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Supabase | Hébergement de la base de données et des fichiers | Union Européenne |
| Anthropic | Génération de texte par intelligence artificielle (courriers, classification de documents) | États-Unis (par défaut), encadré par des clauses contractuelles types |
| Stripe | Traitement des paiements et de la facturation | États-Unis, encadré par le Data Privacy Framework et des clauses contractuelles types |
| Vercel | Hébergement de l'application | États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types |
| Resend | Envoi des emails (notifications, réinitialisation de mot de passe) | États-Unis, encadré par le Data Privacy Framework et des clauses contractuelles types |
| Pennylane | Facturation des prestations | Union Européenne |
Chacun de ces prestataires est engagé contractuellement à protéger vos données conformément au RGPD.
5. Transferts de données hors Union Européenne
Certains de nos prestataires (Anthropic, Stripe, Vercel, Resend) sont basés aux États-Unis. Lorsque vos données leur sont transmises, ce transfert est encadré par des garanties reconnues par le droit européen — notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et pour certains prestataires, une certification au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework).
6. Combien de temps conservons-nous vos données ?
| Type de donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte utilisateur (cabinet MJPM) | Durée du contrat + 3 ans |
| Dossier d'une personne protégée (informations, documents, comptes, courriers) | 5 ans à compter de la fin de la mesure de protection |
| Données de facturation | Durée du contrat + 10 ans (obligations comptables) |
| Journaux de connexion | 6 mois |
Ces durées s'appuient sur les recommandations de la CNIL applicables à l'activité des mandataires judiciaires à la protection des majeurs.
À l'expiration de ces durées, vos données sont supprimées de façon sécurisée ou archivées conformément aux obligations légales applicables.
7. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures techniques pour protéger vos données, notamment :
- Isolation stricte des données entre chaque cabinet client (aucun cabinet ne peut accéder aux données d'un autre) ;
- Chiffrement des données sensibles ;
- Authentification requise pour tout accès, avec des permissions différenciées selon les rôles ;
- Journalisation des accès aux données les plus sensibles (identifiants administratifs, coffre-fort numérique) ;
- Un espace de stockage d'identifiants (coffre-fort) protégé par une authentification renforcée et limité dans le temps.
8. Cookies
Matima utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de l'application :
- Un cookie de session pour vous maintenir connecté ;
- Un cookie technique de courte durée pour sécuriser l'accès au coffre-fort numérique ;
- Un cookie de suivi de parrainage (30 jours), si vous arrivez sur Matima via un lien de parrainage.
Aucun de ces cookies n'est utilisé à des fins publicitaires ou de traçage marketing.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous ;
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ;
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation ;
- Droit d'opposition : vous opposer à un traitement pour un motif légitime ;
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable.
Pour exercer ces droits :
- Si vous êtes un cabinet MJPM utilisateur, contactez-nous directement à contact@matima.net.
- Si vous êtes une personne protégée, adressez votre demande en priorité à votre mandataire judiciaire, responsable de vos données dans ce cadre. Vous pouvez également nous contacter directement.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr.
10. Modifications de cette politique
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour, notamment lors de l'ajout de nouvelles fonctionnalités. La date de dernière mise à jour figure en haut de ce document. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.